Minha empresa não possui dados pessoais de clientes, mesmo assim devo me preocupar com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), de número 13.709/2018, entrou em vigor em 18 de setembro de 2020 e vem sendo motivo de preocupação para diversas empresas. Muitas dúvidas surgem e questionamentos são feitos, principalmente pelos departamentos de recursos humanos.

Inicialmente, cabe pontuar que a LGPD dispõe sobre o tratamento de dados pessoais por pessoa natural, jurídica, de direito público ou privado. O termo “tratamento” é muito utilizado e significa a forma como tais dados serão utilizados ou ainda, o cuidado que quem os possui deve tomar. O principal objetivo da Lei é proteger estes dados, pois eles estão diretamente ligados aos direitos fundamentais de liberdade e de privacidade do cidadão comum e, uma vez violados, podem trazer consequências gravíssimas. 

Oportuno conceituar algumas denominações muito utilizadas nos termos da lei, para facilitar o entendimento. Entende-se por “dados pessoais” todas as informações relacionadas à pessoa natural, como por exemplo, nome completo, endereço, número de CPF, entre outros. Já por “dados sensíveis”, todas aquelas informações mais aprofundadas, como origem racial ou étnica, opção religiosa, opinião política, filiação sindical ou ainda dados referentes à saúde e a vida sexual.  Por fim, “banco de dados” é o conjunto de todos os dados pessoais capturados pelas empresas, que podem ficar armazenados tanto em meio eletrônico quanto físico.

A LGPD também se aplica às relações de trabalho e isso se dá desde a fase pré-contratual, ou seja, as empresas já devem se preocupar com a coleta de dados ainda na fase de recrutamento e seleção de candidatos para futuras vagas. Ao abrir vagas com inscrição online ou de preenchimento de fichas físicas, deve-se atentar a quais dados irá solicitar aos candidatos, devendo apenas conter àqueles necessários e que tenham relação direta com o cargo almejado.

O cuidado se estende até mesmo ao receber um currículo, devendo ser perguntado a quem o encaminha se, em caso de não preenchimento dos requisitos para a vaga, o documento poderá ser arquivado em seu banco de dados para futuras contratações ou se o candidato deseja que este seja destruído. Em caso de autorização para a permanência no banco de dados, deve-se ainda informar por quanto tempo o currículo será mantido aos cuidados da empresa. Importante também solicitar prévia autorização para compartilhamento com outras empresas, assim como deve ficar claro que o candidato tem direito de acesso às suas informações, podendo fazer correções e até mesmo solicitar posteriormente a exclusão do documento.

Já com relação ao empregado ou colaborador da empresa, os cuidados são ainda maiores. Cabe ao empregador, o qual já possui informações de seus empregados, solicitar autorização sobre o uso de seus dados para as finalidades necessárias. Também deve ser garantido o direito de acesso ao trabalhador aos seus dados, informando-o que pode, a qualquer tempo, retificar, excluir ou ainda revogar o consentimento a utilização dos dados pessoais fornecidos.

Outro ponto muito importante é com relação à ficha de registro do trabalhador e aos atestados médicos apresentados, estes devem apenas ser acessados por um número limitado de pessoas, pois tais documentos contêm tanto dados pessoais como sensíveis. Ademais, cabe ao empregador apenas arquivar dados essenciais de seus colaboradores, para que em caso de processos administrativos, judiciais ou arbitrais, consiga comprovar que agiu em total conformidade com os termos da LGPD.

Portanto, as empresas devem se preocupar com os termos da Lei Geral de Proteção de Dados, ainda que não capturem dados de clientes e fornecedores, pois o cuidado se estende a todas as pessoas físicas, o que inclui seus candidatos às vagas, empregados e colaboradores. Porém, não se deve esquecer que o prazo para a propositura de eventual ação trabalhista é de 02 (dois) anos da data do término do contrato de trabalho, assim, é totalmente legítimo que o empregador armazene documentos e informações de ex-funcionários por este período para poder exercer o seu direito de defesa judicialmente.

Patrícia Battistone Cordeiro Gonçalves
Advogada – OAB/SP 331.540